Ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung im B2B verpflichtend!

Der Regierungsentwurf der Ampel des Wachstumschancengesetzes, der dieses Jahr noch verabschiedet werden soll, sieht für die Pflicht zum Ausstellen einer elektronischen Rechnung eine mehrjährige Übergangsregelung bis 2028 vor. Das BMF weist aber in einem am 09. Oktober veröffentlichten Schreiben darauf hin, dass nach aktuellem Zeitplan alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und digital verarbeiten zu können.

Wen trifft diese Umsatzsteuerreform?

Alle Unternehmen, die im Rahmen von B2B-Geschäften Rechnungen bekommen, deren Gesamtbetrag größer als 250,00 EUR ist, also jedes Unternehmen vom Dax-Konzern bis zum Kiosk, wenn letzterer Lieferungen erhält, deren Wert über 250,00 EUR liegt. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Was können Sie heute schon tun, um dem durch dieses Gesetz entstehenden Dienstleisterengpass zu entgehen?

Hintergründe und Inhalt

Um dem massiven Umsatzsteuerbetrug in der EU, der auf über 90 Milliarden EUR (2020) pro Jahr beziffert wird, entgegenzuwirken, hat die EU den Aufbau eines zentralen Umsatzsteuer Informations- und Datenaustauschsystems mit der Verpflichtung zur Digitalisierung von Rechnungen verabschiedet (VAT information exchange system VIES). Weiteres Ziel ist der Abbau von Wettbewerbsnachteilen für Unternehmen durch eine Standardisierung im Umsatzsteuerrecht. Momentan existieren in den Mitgliedsstaaten die unterschiedlichsten USt.-Vorschriften. Unternehmen müssen die vielfältigen Anforderungen verschiedener Länder bei grenzüberschreitenden Lieferungen implementieren. Geplant sind daher

• für jedes Unternehmen eine zentrale USt-Id, gültig in der gesamten EU
• die Vereinheitlichung der Umsatzsteuervoranmeldung und der zusammenfassenden Meldung in der gesamten EU
• die Interoperabilität der elektronischen Rechnung in der gesamten EU
• neue Regeln für Plattformbetreiber

Nicht ändern wird sich die Pflicht zur Prüfung der

• Echtheit der Herkunft
• Korrektheit des Inhalts inklusive seiner formalen Pflichtbestandteile
• Unversehrtheit des Inhalts
• Lesbarkeit

Als Prüfmethodik eignet sich jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung. Besonders geeignet ist hierbei ein Workflowsystem, das den Ablauf des Rechnungsprüfungsprozesses nach definierten unternehmensspezifischen Regeln GoBD konform garantiert. Der Prüfungsprozess und dessen Ergebnisse müssen vollautomatisch in einer fest mit dem Dokument verbundenen Workflowhistorie transparent und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert sein, so wie es z.B. bei der Best-Practice-Lösung der DMS GmbH mit DocuWare der Fall ist.

Weiterhin wird es die Umsatzsteuernachschau geben, d.h. die Zugriffsmöglichkeit der Prüfer auf elektronische Rechnungen und sonstige Rechnungen.

Was ist eine digitale Rechnung nach dem Gesetz?

Unter digitaler Rechnung ist hier nicht die PDF-Rechnung gemeint, wie sie heute schon oft versandt wird, sondern entweder eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard, also einem PDF mit eingebetteter XML-Datei, welche den Rechnungsinhalt in maschinenlesbarer Form enthält, oder die X-Rechnung, welche für den Menschen nicht vernünftig lesbar ist. Letztere muss von einem Dokumentenmanagementsystem für den Menschen lesbar aufbereitet werden, schon wegen der bestehenden Prüfungspflichten. ZUGFeRD und die belegbildlose X-Rechnung unterscheiden sich in der Struktur der XML-Datei, beide Strukturen sind Standard. Ebenfalls zu den Standards gehört Edifact, auch mit Visualisierungsbedarf. Weitere standardisierte Formate werden im Laufe der Zeit dazukommen.

Wenn Rechnungen nicht mehr gelesen werden können

Im Gegensatz zur Situation bis Ende 2024, bei der vertraglich vereinbart oder durch konkludentes Handeln (Bezahlung einer digitalen Rechnung) der elektronischen Rechnung empfängerseitig zugestimmt werden muss, dreht sich der Spieß ab 01.01.2025 um. Die Akzeptanz und digitale Weiterverarbeitungsmöglichkeit elektronischer Rechnungen werden verpflichtend. Wer als Rechnungsempfänger bis dahin nicht über eine geeignete DMS-Lösung verfügt, wird ernsthafte Probleme bekommen, weil ein Teil der Rechnungen nicht mehr geöffnet werden kann.

Engpässe bei IT-Dienstleistern und Beratern in 2024

Ein Großteil der Unternehmen arbeitet heute noch papierbasiert oder nicht GoBD-konform mit Ablage der Eingangsrechnungen auf Dateiverzeichnisebene. Es ist zu erwarten, dass, wenn das Gesetz wie geplant verabschiedet wird, im nächsten Jahr ein Run auf die Dienstleister eintreten wird, welche geeignete Dokumentenmanagement- und Workflowsysteme implementieren. „Wer bis Mitte 2024 wartet und nichts tut, wird Stress bekommen. IT-Dienstleister und Steuerkanzleien werden dann wohl nicht mehr für jedes Unternehmen Zeit haben“, sagt Guido Badjura, Experte bei der Nürnberger Datev*.

Jetzt handeln, sonst geht's schief

Die Zeitslots für die Umsetzung der Projekte in 2024 werden jetzt bereits geplant. Für Geschäftsführer/innen, kaufmännische/r Leiter, Leiter/innen der Finanzbuchhaltung oder Digitalisierungsbeauftragte ist jetzt ein günstiger Zeitpunkt mit uns zu diesem Thema ins Gespräch zu treten, um das Projekt für 2024 zu planen. Mit den Best-Practice-Lösungen der DMS GmbH auf Basis von DocuWare sind Sie mit überschaubarem Aufwand für den Start des Jahres 2025 gerüstet.    

* Quelle: Impulse vom 8. November 2023

Das zugrundeliegende BMF-Schreiben vom 09.10.2023 findet sich unter folgendem Link auf der Seite des Deutschen Steuerberater Verbandes BMF_2023-10-09.pdf