E-Mail Archivierung

Die E-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Aspekt für Unternehmen, um eine lückenlose Dokumentation ihrer Geschäftskommunikation sicherzustellen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare bietet hierfür eine effektive Lösung, indem es E-Mails automatisch archivieren kann und in einem zentralen Repository speichert. Dadurch können Unternehmen nicht nur rechtlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch Zeit und Geld sparen, indem sie manuelle Archivierungsaufgaben reduzieren und die Suche nach bestimmten E-Mails erleichtern. Das DMS ermöglicht auch eine strukturierte und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und fördert somit die Effizienz im Unternehmen. Insgesamt ist die E-Mail-Archivierung mit einem DMS eine intelligente Investition für Unternehmen, die eine effektive Dokumentenverwaltung wünschen.

Herausforderungen bei der E-Mail Archivierung

E-Mails ersetzen Schritt für Schritt unsere bisherige Papierpost und stellen im Übrigen Geschäftsbriefe für ein Unternehmen dar. Deshalb müssen wichtige E-Mails unbedingt archiviert werden. Zu wenige Organisationen stellen jedoch die lückenlose Ablage ihrer elektronischen Geschäftspost sicher und riskieren damit den Verlust wichtiger geschäftlicher Informationen sowie die Vernachlässigung gesetzlicher oder steuerlicher Bestimmungen.

Existiert in einer Organisation keine ausdrückliche Vereinbarung, dass private Nachrichten nicht über den Firmen-Account gesendet oder empfangen werden dürfen, so gelten E-Mails automatisch als Privateigentum der Mitarbeiter. Scheidet ein Kollege aus dem Unternehmen aus oder ist er krankheitsbedingt für eine längere Zeit nicht verfügbar, so sind die E-Mails dieses Mitarbeiters für das Unternehmen nicht mehr abrufbar und damit verloren.

Eine Archivierung ist nicht nur aus unternehmensinterner Perspektive sinnvoll

Vielmehr bestehen auch verschiedene gesetzliche Bestimmungen und Compliance-Anforderungen, die eine korrekte Ablage und Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost vorschreiben. Ausführungen hierzu finden sich u.a. im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) oder in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Einige E-Mails müssen demnach zwingend im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdrucken und Archivieren im Papierarchiv ist nicht erlaubt.

Abgesehen von der Langzeitarchivierung stellt eine zu große E-Mail-Flut aber auch aus operativer Sicht eine Herausforderung dar: Das E-Mail-Programm ist für viele Mitarbeiter jene Anwendung, die morgens als Erste geöffnet und am Abend als Letzte geschlossen wird. Anwender verbringen zu viel Zeit damit, E-Mails zu sortieren und ihren Posteingang zu optimieren. Dabei wird das E-Mail-Programm oft als persönliches Archiv missbraucht, beispielsweise durch das Aufbauen einer Ordnerstruktur. Die meisten Anwendungen sind allerdings für eine Verwendung als Archiv überhaupt nicht ausgelegt. Sicherheitskopien sind beispielsweise nur schwer erstellbar, sobald Posteingangsfächer eine kritische Größe überschreiten. Der unternehmenseigene E-Mail-Server wird auf einmal zum kritischsten Punkt in der ganzen Organisation, das Risiko steigt mit jeder weiteren empfangenen oder gesendeten Nachricht.

Stößt der Server an seine Grenzen und fällt aus, dann ist das Chaos perfekt. Auf der anderen Seite scheint es für viele Anwender auch keine Alternative zu geben: Denn das Ausdrucken der E-Mails und die Ablage im Papierarchiv macht keinen Sinn, ein Speichern der Nachrichten in lokalen Ordnern oder Server-Strukturen macht die Handhabung extrem unpraktisch. Es besteht deshalb ein eindeutiges Dilemma zwischen dem Nutzen der elektronischen Post auf der operativen Seite und der langfristigen Archivierung des geschäftskritischen E-Mail-Verkehrs auf der anderen.

Welchen Nutzen bringt DocuWare bei der E-Mail Archivierung?

Verschiedene Ablage- und Suchmöglichkeiten für die E-Mail Archivierung mit DocuWare Connect to Outlook — DocuWare Connect to Outlook ist vollständig in Outlook integriert. Über das kontextsensitive Menü oder das DocuWare Menüband können Emails abgelegt und recherchiert werden.

Emailarchivierung mit DocuWare erlaubt Ihrem Unternehmen eine einfache und vor allem revisionssichere Archivierung aller geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails, wodurch Ihre Organisation alle gesetzlichen Bestimmungen einhalten kann. Informationsinseln, wie sie durch das Verwenden von E-Mails heute entstehen, werden aufgelöst, denn DocuWare behandelt E-Mail-Nachrichten wie alle anderen Dokumente, die im zentralen Dokumentenpool abgelegt werden. Aus Ihrem E-Mail-Programm können Sie Nachrichten einfach an DocuWare übergeben, unabhängig davon, ob Sie ein lokales E-Mail-Programm oder eine Webanwendung verwenden. Anschließend liegen diese Nachrichten gemeinsam mit allen anderen Unterlagen wie eingescannte Papierdokumente, elektronische Dateien oder Ausdrucke im zentralen Archiv. Ihre Mitarbeiter finden auf diese Weise alle relevanten Unterlagen, beispielsweise zu einem Kunden, auf einen Klick – inklusive der E-Mail-Korrespondenz, welche der Kunde mit verschiedenen Mitarbeitern innerhalb der Organisation geführt hat. Anhänge werden auf Wunsch gemeinsam mit der E-Mail abgelegt und stehen bei Abruf zur Verfügung.

Durch die Emailarchivierung mit DocuWare entlasten Sie die E-Mail-Server Ihres Unternehmens und minimieren somit das Risiko eines Ausfalls. Ihre Mitarbeiter sind durch die zentrale Archivierung gemeinsam mit anderen Dokumenten besser informiert und können auf Anfragen schneller reagieren. Ihr Kundenservice verbessert sich und Ihr Unternehmen holt das Beste aus der Verwendung von E-Mails heraus: operativ und auch auf lange Sicht.

Jetzt beraten lassen

Wie kann DocuWare in der E-Mail Archivierung eingesetzt werden?

Zentrale Archivierung am Server

Bei der serverseitigen Emailarchivierung archiviert DocuWare alle ein- und ausgehenden E-Mails aller Mitarbeiter pauschal und automatisch. Aus Datenschutzgründen bedarf es deshalb je nach lokalem Recht einer unternehmensweiten E-Mail-Vereinbarung mit der Belegschaft, da in diesem Verfahren u.U. auch private Nachrichten gespeichert werden. In jedem Fall ist es ratsam, die von der E-Mail-Anwendung zur Verfügung gestellten Spamfilter vor die zentralen Archivierung zu schalten. So verhindern Sie die unerwünschte Ablage von Werbemails. Für die serverseitige Emailarchivierung benötigt Ihr Unternehmen in der Regel einen eigenen E-Mail-Server, wie beispielsweise Microsoft Exchange.

Dezentrale Archivierung am Arbeitsplatz

Für viele Unternehmen üblicher ist die dezentrale Archivierung von E-Mails am Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters. Dabei entscheidet der Anwender selbst, welche E-Mails im Archiv abgelegt werden sollen. Die dezentrale Emailarchivierung mit DocuWare ist mit unterschiedlichen lokal installierten Programmen kompatibel, wie z.B. Microsoft Outlook, oder auch mit webbasierten Systemen, wie z.B. Google Mail.

Archivierte Nachrichten können nach der Ablage entweder aus dem Posteingang des Anwenders gelöscht oder aber als Kopie aufrechterhalten werden. Auch ist es möglich, lediglich den Anhang einer E-Mail ins Archiv zu übergeben, die eigentliche Nachricht aber im E-Mail-Programm zu belassen. Je nach Anwendungssoftware kann DocuWare dabei die E-Mail im Posteingang mit dem im Archiv gespeicherten Anhang verknüpfen. Dadurch steht der Anhang auf Knopfdruck jederzeit wieder zur Verfügung: Die ursprüngliche Nachricht im Posteingang erhält eine Markierung. Der Anwender weiß damit, dass es zu dieser E-Mail einen Anhang im DocuWare-Archiv gibt. Ein Archiv-Symbol öffnet den ursprünglichen Anhang aus DocuWare direkt im E-Mail-Programm.

Wählen Sie zwischen E-Mail oder PDF als Format

Generell kann man bei der Emailarchivierung mit DocuWare Nachrichten entweder im Originalformat des E-Mail-Programms ablegen oder aber in einem standardisierten Format, wie beispielsweise PDF oder PDF/A. So wird die lange Lesbarkeit Ihrer E-Mail-Korrespondenz auch nach vielen Jahren sichergestellt, beispielsweise, wenn Ihr Unternehmen bis dahin auf ein anderes E-Mail-System umgestellt hat. E-Mail-Anhänge werden normalerweise an die Original-Nachricht geheftet in DocuWare abgelegt. Alternativ kann bei der Emailarchivierung mit DocuWare auch der Anhang als erste Seite anzeigt werden, beispielsweise, wenn der Anhang die eigentlich wichtige Information darstellt. Dies ist üblicherweise bei elektronisch empfangenen Eingangsrechnungen im PDF-Format der Fall.

Übrigens läuft die Indexierung und Ablage der E-Mails in DocuWare nahezu vollautomatisch ab: DocuWare übernimmt bei der Ablage verschiedene Informationen aus dem sogenannten E-Mail-Header, z.B. Absender bzw. Empfänger, Datum und Betreff. Weitere Index-Begriffe können über Drittsysteme abgerufen werden, indem die Header-Informationen mit der Datenbank eines Adressbuches oder CRM-Systems verglichen wird. So werden weitere Indexbegriffe ermittelt. DocuWare erkennt beispielsweise, welche Firma und welcher genaue Kontakt hinter der E-Mail von max.mustermann@firma-xyz.com steht. Ihre Mitarbeiter haben keinen Mehraufwand bei der Emailarchivierung, Nachrichten wandern auf Knopfdruck ins Archiv und werden dort voll indexiert abgelegt.