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Herausforderungen in Ihrem Unternehmen
Aus für die gelben Telefonhäuschen der Telekom. Aus für die Musik-CD. Wir nutzen Videotelefonie und streamen Musik. Nur im Geschäftsbereich arbeiten viele noch so, wie zu Zeiten der Schelllackplatte: mit Papier. Gut, wir erzeugen auch digitale Dokumente, erhalten und versenden E-Mails, aber was passiert? Sie werden ausgedruckt! Und wenn nicht, dann suchen wir an unterschiedlichsten Stellen, um alle Dokumente eines Vorganges zu finden: Im Papierarchiv, vielleicht in Leitzordnern, die Mitarbeiter separat angelegt haben, auf der Festplatte in einer inkonsistenten Verzeichnisstruktur und in diversen Outlookpostfächern der Mitarbeiter. Das widerspricht nicht nur der GoBD, sondern ist auch richtig teuer.
Was Sie mit einem DocuWare basiertem Dokumentenmanagement und Workflow ändern können
Was sind die Konsequenzen? Es existieren Informationsinseln und viel Unternehmenswissen befindet sich in den Köpfen der Mitarbeiter, was unwiederbringlich verloren ist, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Im Unternehmensalltag mag es vielleicht den sozialen Kontakten förderlich sein, wenn man immer erst Kollegen bitten muss, eine E-Mail weiterzuleiten oder ein Dokument aus einer anderen Abteilung anzufordern ist. Fakt ist aber, dass dieses Zusammensuchen von Informationen Zeit kostet und diejenigen, die angefragt werden, in ihrem Arbeitsfluss unterbrochen werden, was wieder Zeit kostet und auch zu Fehlern führt.
Im Krankheitsfall kann ein anderer Mitarbeiter nicht die Arbeit des erkrankten fortsetzen. Anfragen von z.B. Kunden können oft nicht sofort beantwortet werden, sondern erst nach einer Informationsrecherche per Rückruf. Über Dokumente, die im Umlauf sind, z.B. beim Eingangsrechnungsprüfungsprozess, gibt es keinen Überblick, wo sich das jeweilige Dokument mit welchem Bearbeitungsstand gerade befindet. Skonto geht verloren.
Bei Fertigungsunterlagen kommt es schon vor, dass versehentlich mal ein veralteter Dokumentensatz Verwendung findet. Die Personalabteilung hat hohen Aufwand mit der Dokumentablage und dem Heraussuchen und Kopieren der von Mitarbeitern angefragten Dokumente. Der Überblick, wann welcher Vertrag endet, gekündigt werden muss oder sich automatisch verlängert, fehlt oft zur Gänze.
Die Aufzählung der Hemmnisse und Zeitfresser bei herkömmlicher Abarbeitung der Geschäftsprozesse ließe sich noch lange fortsetzen.
Wie funktioniert DocuWare in Ihrem Unternehmen?
Archivieren und Dokumente finden: schnell und effizient
DocuWare archiviert alle Dokumente Ihres Unternehmens in einem zentralen Dokumentenpool und zwar unabhängig vom Format oder der Herkunft der Unterlagen.
Papierdokumente werden nach dem Scannen automatisch für die Volltextsuche aufbereitet und es können auch automatisch die Suchbegriffe (Dokumentenindizes) in die entsprechenden Felder des Ablagedialoges geschrieben werden, wie Dokumentart, Datum, Belegnummer, Firma usw. je nachdem, was man für die Dokumente des jeweiligen Arbeitsbereiches bzw. der Abteilung braucht. Mitarbeiter können E-Mails aus E-Mail-Programmen importieren, egal ob Ihr Unternehmen hierfür eine Web- oder Desktop-Anwendung verwendet.
Es gibt viele Möglichkeiten, Dokumente vollautomatisch zu importieren und zu verschlagworten, z.B. aus Office365, aus ERP-Systemen, CRM-Systemen, praktisch aus fast jeder Software: Archivieren von Dokumenten ohne dass es Ihrem Mitarbeiter auch nur eine Sekunde Zeit kostet. Doppelablagen gehören der Vergangenheit an.
Alle Dokumente stehen per Knopfdruck über Webbrowser am Computer oder App auf mobilen Geräten zur Verfügung. Berechtigte Mitarbeiter können über DocuWare auf alle Dokumente eines Vorgangs mit nur einer Recherche zugreifen. Die Dokumente eines Vorgangen können miteinander verlinkt sein, sodass man z.B. bei der Eingangsrechnungsprüfung mit einem Klick, die dazugehörige Bestellung, Auftragsbestätigung und den Lieferschein sich ansehen kann.
Dokumente werden mit DocuWare nicht gesucht, sondern über Suchbegriffe oder Volltext angefragt und DocuWare liefert in Sekundenschnelle. Auch Baumstrukturen, wie im Dateiexplorer, können verwendet werden.
Dokumente mit DocuWare Workflow intelligent lenken
Wenn jetzt eine Eingangsrechnung in DocuWare archiviert ist, kann es wohl nicht sein, dass ich denjenigen, der sie zu prüfen hat, erst anrufen muss, dass eine Rechnung zu prüfen da ist, oder ein E-Mail schreibe. D.h. zu der hoch effizienten Dokumentenablage und -recherche muss noch eine ebensolche Dokumentenlenkung kommen und das geht mit dem DocuWare Workflow.
Der DocuWare Workflow kann bereits automatisch starten, wenn z.B. eine Eingangsrechnung oder -stornorechnung in DocuWare archiviert wird. Für die Lenkung des Dokumentes gibt es in jedem Unternehmen Regeln, nach denen, ggf. in optimierter Form, der digitale Workflow gestaltet wird. Die Verteilung eines Dokumentes kann automatisch erfolgen oder aber auch innerhalb einer Workflowaufgabe per Zuweisung.
Der digitale Workflow sichert, dass die Prozesse standardisiert ablaufen und der für das Dokument Verantwortliche sich mit einem Mausklick den Überblick verschaffen kann. Digitale Workflows sind in allen Abteilungen sinnvoll: Bestellunganforderung im Einkauf, Urlaubsanträge, Abwesenheitsmeldungen, On- und Offboarding von Mitarbeitern, Freigabe einer neuen Version einer Arbeitsanweisung oder Fertigungszeichnung, Vier-Augen-Prinzip bei Angeboten usw.
Arbeiten Sie, wo immer Sie wollen
All diese Tätigkeiten, also von der Dokumentenablage und -recherche bis zu den Workflow-Aufgaben können Sie und Ihre Mitarbeiter mit DocuWare von überall aus erledigen. Es ist also egal, ob sie sich im Büro, im Homeoffice, beim Kunden vor Ort oder auf Dienstreise befinden, ob sie von einem Desktopcomputer, Laptop, von einem Tablet oder sogar einem Smartphone auf DocuWare zugreifen.
DocuWare ist für den Familienbetrieb mit einem Standort genauso geeignet, wie für das internationale Unternehmen mit Standorten in anderen Sprachregionen, denn die DocuWare Bedienungsoberfläche gibt es in 17 Sprachen, auch z.B. Arabisch, Griechisch oder Japanisch.
Berechtigungen sind einfach gestaltbar und garantieren, dass stets nur autorisierte Mitarbeiter Dokumente einsehen bzw. bearbeiten können. Darüber hinaus kann DocuWare über verschiedene Schnittstellen einfach in Drittsysteme, z.B. in ein ERP-System, integriert werden. Dokumente stehen dann auf Knopfdruck auch aus diesen Programmen zur Verfügung.
Mit DocuWare im unternehmensweiten Einsatz holen Sie sich die volle Transparenz in Ihren Dokumentenbestand zurück: Wichtige Unterlagen stehen sofort zur Verfügung, Ihre Prozesse sind hoch effizient, Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, die Kundenzufriedenheit steigt, Ihr Unternehmen erhält einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Gleichzeitig halten Sie durch die revisionssichere Archivierung der Handelsbriefe in DocuWare gesetzliche Bestimmungen ein.
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Sven Richnow
Account Manager